■事前の準備
- 学術集会サイトに掲載する
マニュアルを必ず確認してください。
- できるだけよいネットワーク環境で発表を行ってください。有線LANの使用を強く推奨いたします。Wi-Fi環境で電波が弱いところから接続している場合には、音声が途切れたりスライドの表示が大きく遅延したりすることがあります。
- ご希望者には5月17日の週に運営事務局がZOOMで事前打合せを実施させていただきます。（5月7日頃までにご希望確認の連絡をいたします）
■セッション開始前
- 発表会場への入室方法
事前に運営事務局よりご発表会場となるZoomの「招待URL」をお送りします。（5月20日頃を予定）
該当セッション開始時間の10〜15分前には必ず入室してください。ログイン後からセッション終了までは、技術スタッフがスライドの共有やマイクの調整など、サポートいたします。
- 《重要》学術集会サイトのスケジュールに公開されているURLは「聴講者用」となりますのでご注意ください。
「モデレーター/発表者用」のURLとは別になりますので、必ず事前に電子メールでお送りする「招待URL」から入室をお願いいたします。また、複数のセッションでモデレーターまたはご講演される場合、URLはセッションによって異なります。必ず該当セッションの「招待URL」を使用して入室していただくようご注意ください。
- 《重要》ZOOM入室方法
メールにて送られてくるURLをクリックして入室ください。
クリックせずに、URLをコピー＆ペーストしてZOOMにアクセスした場合、モデレーター・発表者として正しくZOOMへ参加いただくことができません。この場合、一度ZOOMを終了し、「メールのURLをクリックする」ところから再度入室してください。
- マイク、カメラ、画面共有が使用できるか確認してください。
- 使用していないアプリケーションは完全に終了してください。
■セッション中
- セッション開始までは幕間広告が流れております。
時間になりましたら、最初の発表者が発表を開始する前に、下記を参加者へ周知してください。
- セッションの開始を宣言し、セッションの開始を明確にしてください。
- 発表者に講演時間を厳守するよう伝えてください。
- 聴衆にカメラ・マイクOFFを呼びかけ、欠演がある場合には続く発表が繰り上げて実施することを連絡してください。
- セッション中の雑音やハウリングなどのトラブルを避けるため、発表者のマイクは、不要なときは音声ミュートにしていただくよう周知徹底してください。モデレーターの先生も、発言されるときや質疑応答のときだけ音声ミュートを解除し、発表者の発表中は音声ミュートにしていただくようご協力をお願いいたします。本学術集会では、参加者（聴講者）はマイクを使うことはできません。
- セッション進行については、各講演時間、質疑応答時間について時間厳守を徹底してください。計時進行は手配しておりませんので、発表者自身で時間を管理するように伝えてください。モデレーターの方でも時間を計測いただき、制限時間になれば音声でその旨を発表者に伝えてください。
講演キャンセルがある場合や、発表の順番になっても発表者に接続の不具合等がある場合は、次の発表者を繰り上げてセッションを進めてください。また、質疑応答の時間に余裕を持たせていただいても結構です。いずれの場合でも、セッションの終了時間の厳守をよろしくお願いいたします。
セッションが予定よりも早く終了した場合でも、次のセッションは前倒しせずに、予定の時間どおりに開始していただきます。（空いた時間は休憩時間とします）
オンライン発表のキャンセルや接続の不具合などトラブルの発生も予想されますが、臨機応変なご対応をお願いいたします。
- 講演が開始されたら、発表者の画面や音声が問題なく伝送されているか確認してください。
発表者が講演時間を超えて話し続けるようであれば、警告し終了するように伝えてください。
- 質疑応答はZoomのQ&A機能を用いて参加者（聴講者）から質問を受け付け、モデレーターの裁量で選択する形とします。モデレーターは、Q&A機能の画面から適宜質問を選んで、参加者（聴講者）の代わりに発表者へ質問してください。
■セッション終了後
- セッションが終了したら、速やかに画面共有を停止し、音声をミュートしてください。
- 例年通りニュースレターにセッションサマリーを載せるので、学術集会後に原稿の執筆をお願いします。
- ワークショップのモデレーターは、担当するセッションでノミネートされた優秀演題賞候補の演題に順位をつけてください。
